GAM GonzagArredi produce arredi montessoriani per scuole dell'infanzia, scuole primarie e biblioteche. Un'azienda con una forte componente progettuale, tecnica e amministrativa, che lavora molto su gare e appalti e che ha scelto di estendere la formazione AI a tutti i livelli, creando un linguaggio comune e un coinvolgimento diffuso.
Il percorso è partito dai responsabili, si è approfondito con una consulenza operativa sui processi reali e si è poi allargato all'intera struttura su richiesta interna, con l'obiettivo di eliminare l'attrito nei processi quotidiani più che di inseguire automazioni complesse.
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Attività svolte e applicazioni AI
Il cantiere ha affrontato sia la dimensione operativa che quella organizzativa, con una forte attenzione al ripensamento dei flussi:
1. Ridisegno dei flussi documentali
Non solo usare l'AI sugli strumenti attuali, ma chiedersi come strutturare meglio le schede tecniche, i controlli contabili e la gestione acquisti perché l'AI possa intervenire in modo più efficace. Un cambio di prospettiva sul come si lavora.
2. Gestione gare e documentazione appalti
Per un'azienda che vive di appalti, la mole documentale è rilevante. L'AI può intervenire su analisi dei bandi, controllo requisiti, confronto documenti e preparazione di bozze strutturate, alleggerendo il carico meccanico senza sostituire la competenza.
3. Verifiche amministrative e controlli contabili
Applicazione dell'AI su attività di verifica e controllo, con attenzione alla qualità del dato e alla sensibilità delle informazioni. La maturità del gruppo si è manifestata in domande puntuali su privacy e corretto utilizzo.
4. Consapevolezza sul dato e governance
Tema emerso spontaneamente: come usare l'AI in modo corretto rispetto a privacy, qualità dell'informazione e gestione del dato aziendale. Un segnale di maturità, non di diffidenza.
Esercizi pratici
In aula c'erano persone che vedevano questi strumenti per la prima volta. Si sono messe in gioco su casi concreti:
- ripensamento di un flusso documentale esistente per renderlo più compatibile con l'AI
- test su analisi di documenti di gara e verifica requisiti
- esercizi su controlli contabili con supporto AI
Risultati e impatto sui processi
Linguaggio condiviso a tutti i livelli
Estendere la formazione all'intera struttura ha creato una base comune di comprensione. Non tutti devono diventare esperti, ma tutti devono capire come usare l'AI in modo consapevole.
Eliminare l'attrito prima di automatizzare
Il punto centrale emerso: prima di inseguire automazioni complesse, serve eliminare i task semplici che fanno perdere tempo e ripensare i flussi in funzione di ciò che può essere delegato.
L'AI come leva reale quando si parte dai processi concreti
Il lavoro in Gonzagarredi conferma che la tecnologia da sola non basta. Il valore emerge quando si parte dai processi reali, si crea un linguaggio condiviso e si coinvolgono tutte le persone coinvolte nel flusso.